On estime que la dématérialisation, l’un des piliers de la transformation digitale des organismes publiques et des entreprises, réduit les coûts de traitement des documents de plus de 90 %, tout en protégeant l’environnement. Aujourd’hui, grâce à la signature électronique, plusieurs documents administratifs sensibles ont pu être dématérialisés, notamment les factures et les actes d’état civil.
Dématérialisation des documents administratifs : de quoi parle-t-on ?
Remplacer les documents papier par des supports numériques. Voilà tout l’objet de la dématérialisation des documents administratifs. Concrètement, la dématérialisation consiste à numériser des documents administratifs existants en format papier, mais aussi à recourir à des outils pour créer et gérer ces documents : logiciels de gestion électronique de documents (GED), logiciels de bureautique, logiciels de signature électronique, logiciels de partage de fichiers, etc.
Aujourd’hui, la dématérialisation a permis la digitalisation d’un certain nombre de démarches administratives, notamment au niveau de l’état civil et plus particulièrement des actes de naissance. Vous pouvez en effet demander votre copie intégrale d’acte de naissance, votre extrait d’acte de naissance avec filiation et extrait d’acte de naissance sans filiation sans vous déplacer dans la mairie de votre ville de naissance. Rendez-vous ici : https://www.mon-acte-de-naissance.fr.
Avantages et enjeux de la dématérialisation
Zéro papier. C’est l’objectif annoncé de la dématérialisation des documents, que ce soit en entreprise ou dans les organismes publics. Les avantages de la démarche sont aujourd’hui largement documentés. Pêle-mêle : gain de temps, facilité d’accès et de partage des informations en interne ou en externe (partenaires, fournisseurs, clients, utilisateurs…), possibilités de travail collaboratif, centralisation de l’archivage de documents, traçabilité accrue, réduction des coûts liés à l’achat de consommables et à l’impression, sécurisation des données grâce à la signature électronique de documents, etc.
Dématérialisation des documents administratifs : ce que dit la loi
La question se pose quant à la valeur juridique des documents dématérialisés. Voyons voir ce qu’en dit la loi, et plus précisément l’article 1316-1 du Code civil. Celui-ci stipule que : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Cela dit, il est à noter que la valeur légale diffère selon qu’il s’agisse d’un document papier numérisé ou d’un document créé initialement sous forme numérique.
Dans le premier cas, le document est considéré comme une copie du document papier, et non un document original. Comme l’authenticité ne peut être établie, le document numérisé n’a aucune valeur légale. Dans le second cas, lorsqu’il s’agit d’un document produit numériquement par un logiciel dédié, la loi le considère comme un original unique. Il a donc valeur légale, sous réserver de certaines conditions, notamment l’identification de l’émetteur du document, sa conservation dans son état d’émission et la garantie d’inaltérabilité. La blockchain est de plus en plus sollicitée en ce sens.
Signature électronique : la clé de la dématérialisation
La signature électronique est un élément clé de tout processus de dématérialisation de documents, qu’ils soient administratifs (actes d’états civil par exemple) ou commerciaux (factures, devis…). Attention, la signature électronique n’est pas à confondre avec la signature numérisée. La première est entièrement gérée en ligne, tandis que la deuxième consiste à imprimer le document, le signer et le scanner, ce qui lui fait perdre sa valeur juridique.
Il faut savoir que la signature électronique est réglementée, et elle se décline en plusieurs niveaux de sécurité définis par la norme eIDAS, applicable depuis juillet 2014 (et obligatoire depuis juillet 2017). Elle vise à garantir la sécurité des transactions électroniques. Pour ce faire, la norme définit donc différents niveaux de sécurité : signature électronique simple, signature électronique avancée et signature électronique qualifiée.
Vous l’aurez sans doute compris, la signature électronique garantit un haut niveau de sécurité, en cela qu’elle est infalsifiable, inaltérable et non-réutilisable. Ses avantages sont nombreux, et rejoignent naturellement ceux de la dématérialisation, notamment au niveau du raccourcissement des délais de traitement des documents, de la facilitation des échanges nationaux et internationaux, de l’accélération de la gestion des dossiers et de la réduction des coûts associés. Après signature électronique, les documents doivent être archivés. La loi impose la conservation pour une durée déterminée de certains documents administratifs.